検索エンジンとMTEとの連携で次世代ナレッジマネジメントを提案

ウチダスペクトラムでは2006年4月から社内でMTEの運用を始め、同時に代理店としてMTEの販売も開始した。
現在のところ、ブログの運用形態はごくごくオーソドックスなものだ。いわゆるブログポータルは用意せず、別のグループウェアで運用されている社内ポータルサイトにブログのリンク集を作成するといった状態だ。今のところ運用されているブログは15個程度、社長をはじめとする社員個人のものと、プロジェクト単位のものがあるという。

その中でも中核となるのが「魁！！ USI 」という全社掲示板的なブログだ。このブログは、すべての社員にエントリーを投稿する権限が与えられている。例えばある社員が「○○というお客様から△△△についてのお問い合わせがありました」というエントリーを投稿すると、別の社員が「この件は私がフォローします」と名乗りをあげるといった使い方がされているようだ。
以前はこういったやりとりは同報メールなどを使って行っていたそうだが、ブログのエントリーにすることによって、簡単に社員全体に周知させることができるようになったことと、やりとり自体がアーカイブされることによって、社内サーチエンジン「SMART/InSight」の検索対象になるという2つのメリットがあったという。

また、社員個人のブログの中では海外に長期出張している人のブログが好評だそうだ。
「その人は日々の業務を日報的にブログにアップしています。それ以外にも日記的なエントリー、例えば日本料理店の情報といったローカル情報なども書いているので、社員全員が楽しみにしています。コメントで応援するといったコミュニケーションもありますね。これを手本に、日本にいる社員にもこのようなブログを書いてもらいたいとも思いますが、ブログというのはモチベーションがあってやる話ですから、上から強制するものではないと思っています」（SMART/InSight事業推進グループ　執行役員　長尾唱さん）
さらに、イントラブログだけではなく、外部向けオフィシャルサイトの「セミナーイベント情報」、「プレスリリース」といった部分にもMovable Typeを利用しているそうだ。

Movable Type Enterprise 導入の狙い

MTE導入の理由について長尾唱さんはこう語る。
「オフィスの情報共有という言葉はいわれて久しいと思います。弊社でもいろいろなグループウェアなどを使ってはみたのですが、どれも弊社の規模にはToo Muchでした。また、システム的にもカチっとしているものが多く、構えずに導入できて自由度が高いソフトを常に探していました。そんな中でブログという存在が今の時点ではベストチョイスかなと考えたのです」（長尾さん）

では、実際に導入してみての感想はどうだったのだろうか？
「まず軽いし手軽ですね。いわゆるCMSソフトは重すぎます。重いというのはシステム的にというよりも運用規定ですね。ものすごいルールが必要ですしコストもかかります。結果、重厚長大なシステムになってしまうのです。Movable Type ならそのあたりをもっとカジュアルにすることができます」

また、ソフト販売業という会社の性質にもフィットしていたという。
「うちはソフトウェア屋さんです。いろいろな技術をトライしてみる必要があるので、なんでもまずはやってみるという会社の体質があります。グループウェアを2本同時に走らせるみたいな無茶なことも過去にやっています。あまり深く考えずにまず使ってみる。その体験をお客さんに話すことができるというのが、我々の売りにもなるのです」（紀平さん）

「SMART/InSight」との連携

現在ウチダスペクトラムが最も力を入れている製品が、エンタープライズサーチプラットフォーム「SMART/InSight」だ。この製品を導入すると、社内ネットワーク内に散在するWordやPDFといった文書ファイルや、構造化されたデータベース内のデータなどのあらゆるリソースから瞬時に検索を行うことができる。さらに検索結果を保存し、検索ノウハウ自体を社員同士で共有できるようにもなっている。

今回MTEで構築したイントラブログシステムには、「SMART/InSight」の検索結果をシームレスにブログの記事として投稿できる機能が実装されている。具体的には「SMART/InSight」で検索を行い、検索結果画面にあるプルダウンメニューから「Movable Type」を選択すると、自動的にMovable Typeの投稿画面が開き、本文内に検索結果へのリンクが挿入されているといった形になる。あとは補足するコメントを追加して投稿するだけだ。

SMART/InSightの検索結果へのリンクを自動的にブログのエントリー画面に挿入

この連携の狙いはどういったところにあるのだろうか。
「いまやサーチという行為は誰でも毎日頻繁に行っています。Googleを1日に1度も使わない人はほとんどいないのではないでしょうか。『SMART/InSight』 は、インターネット上に公開されている膨大な情報と、社内でのみ閲覧できるインターナルな情報を統合、蓄積して自由に検索を行うことができるツールです。そして、このツールを使った検索結果というのも立派な情報になり得ます。ただし『SMART/InSight』 にはサーチ結果を保存して共有する機能はあるのですが、それに対し注釈やコメントを付けるという機能がありません。検索結果によってなにか"気付き"があった場合、それを社内に発信するという行為も必要だろう。その際の連携先としてブログは使えるのではないだろうか。というのが連係機能を作った理由です」（長尾さん）

また、マーケティング担当兼セールスイニシアティブ担当の紀平克哉さんは
「一般のサーチエンジンの使い方は、欲している情報が見つかったらそれで終わりなのです。けれども企業では違います。上司やグループなどに検索結果をシェアして、はじめて情報は有効になるのです。私たちが提案するエンタープライズサーチは、検索結果がどのように流通し、必要な人に配信され共有されるかが重要だと考えています」と語ってくれた。Movable Typeが「SMART/InSight」の弱点を補完する役割も果たしているようだ。

さらに、この連携にはもっと深い意味があるという。
「我々は『SMART/InSight』 を中心にしたソリューションを通して、KM（knowledge management）2.0というキーワードをお客様に提案しようとしています。KM2.0とは従来のナレッジマネジメント（知識管理）手法をKM1.0とすると、Web2.0系の新たなテクノロジーを活用した次世代のナレッジマネジメントといえます。（下図参照）
サーチエンジンとブログの連携は、このKM2.0のスキームに対応するアーキテクチャーという位置づけにもなるのです。メールのようなフロー型の情報とデータベースのようなストック型の情報の両方をあわせもつブログは、KM2.0の要素を十分満たしていると思いますよ」（紀平さん）

KM1.0とKM2.0の比較

なるほど情報を手軽に発信し、さらにそれを体系的に整理・保存できるというブログの特性は、サーチエンジンと組み合わせることによってナレッジマネジメントツールとしても大きな可能性を持っているということだ。社内でのトライアルを元にして、この発想をさらに推し進めたウチダスペクトラムの新たな提案を期待したい。

お話を伺った長尾さん、小鍛冶さん、山本さん、紀平さん（左から）

事例データ
・Movable Type Enterprise
・サイトを公開したのは：2006年の4月に社内運用開始
・はじめた理由：手軽な社内情報共有ツールを探していたため
・制作を担当したのは：社内
・何か手ごたえはありましたか？：サーチエンジンとの連携による効果を実証できた